Description
La fiche Relances contient des informations pariculières dans la mesure où ces données n’ont qu’une existence éphémère en soi.
Ces données sont utilisées afin de permettre de retrouver, de relancer les étudiants par rapport à une situation donnée.
Présence d’une ou plusieurs relances
Lors de l’ouverture d’un dossier en consultation, si le dossier en question possède une ou des relances en cours non échues alors une fenêtre d’information s’affichera et la fiche Relance sera automatiquement ouverte.
Une relance est essentiellement caractérisée par son motif et par sa date d’échéance. Le motif est lié à la nomenclature Relances qui peut être modifiée au niveau de la gestion des nomenclatures (Voir Nomenclatures).
Après expiration du délai la relance est dite « echue » et Calcium enverra de manière automatique ( Voir Batch (Traitement automatisé) ) un mail en rapport avec l’objet de le relance.
Saisie d’une nouvelle relance
Les informations caractérisant une relance sont les suivantes :
- La date d’échéance, c’est à dire la date à partir de laquelle la relance par mail sera enclenchée
- Le motif de la relance ( catégorie) : Ce motif est choisi dans une nomenclature à un seul niveau ; nomenclature pouvant être modifiée au niveau de la gestion des nomenclature (Voir Nomenclatures)
- Le courrier est un texte explicatif qui figurera dans le mail généré et envoyé à expiration du délai.
- Le commentaire est un texte explicatif qui ne figurera sur aucun document externe, et ne pourra être vu que par les intervenants.
Supression d’une relance
L’intervenant peut vouloir supprimer une relance qui n’a plus lieu d’être si cela est justifié pendant une consultation de l’étudiant par exemple.
Pour celà, il suffit ce sélectionner la ligne adéquate dans le tale des relances et de choisir l’option supprimer.
Relances échues
Lorsque le délai est expiré, la relance est dite échue. La gestion des envois de mails et le paramétrage des mails se font au niveau de la gestion des batchs et de la gestion des relances. (Voir Batch (Traitement automatisé) et Gestion des relances).
Lorsque le mail a été envoyé à l’étudiant, la colonne » Etat » du tableau change de statut et devient une petite enveloppe verte comme ci dessous.
Mail non envoyé à l’étudiant
Mail envoyé à l’étudiant
L’intervenant peut éventuellement basculer l’état des relances qui ont été envoyées (témoin lettre verte) à l’état non édité (témoin engrenage rouge) via un clic sur le bouton « Tout relancer ». Un nouveau mail pourra alors être renvoyé à l’étudiant (c’est le mail de rappel).
La colonne « Nb édition » indique alors le nombre de fois que le mail a été edité et envoyé à l’étudiant.
Statistiques
Des statistiques peuvent être réalisées sur l’ensemble des blocs de la fiche Relances.
Voir Donnée Type Liste