Rétroplanning — Transition de l’ancien Planning vers le nouvel Agenda

🎯 Objectif :

Donner à chacun (service informatique, SSE) la liste de ce qu’il faut préparer, et quand, pour basculer de l’ancien module Planning vers le nouvel Agenda sans perte ni double saisie.

Le principe en trois phrases

1. Une date de bascule « J » doit être arrêtée. À partir de J, la prise de rendez-vous ne se fait plus que dans le nouvel Agenda.
2. Dès que J est connue, un gel est activé : l’ancien planning refuse tout rendez-vous à partir de J (aussi bien le planning dans Calcium que dans la prise de rendez vous en ligne).
3. Pendant la période de gel, les centres créent leur paramétrage dans le nouvel Agenda (agendas, motifs, plages d’ouverture) en suivant le guide « Mise en place du nouvel Agenda ».

Les dates ci-dessous sont exprimées par rapport à J, avec en exemple une bascule au lundi 1er novembre 2026

Vue d’ensemble

J − 8 semaines — Décider et vérifier

• ⬜ Arrêter la date J avec le SSE (privilégier un creux d’activité ; un début de semaine facilite le support).
• ⬜ Migrer en version 1.6.0 l’environnement de test
• ⬜ Intégrer dans l’environnement de test les données de la production
• ⬜ Prévoir l’accès des gestionnaires à un environnement de test avec le nouvel Agenda, pour la prise en main avant la prod.

✅ Conseil aux centres : profitez de cette phase pour faire l’inventaire de vos motifs actuels — lesquels servent vraiment, lesquels sont des doublons « par intervenant », lesquels peuvent fusionner. Cette liste au propre est le meilleur investissement de toute la transition.

J − 6 semaines — Activer le gel

Équipe informatique:

• ⬜Positionner la date de gel (PRDV_DATE_GEL=<date J>) et redémarrer l’application. À partir de là, plus aucun rendez-vous ne peut être pris ou déplacé vers une date ≥ J, ni aucun créneau créé au-delà. (pour rappel version 1.6.0)
• ⬜Contrôler le reliquat : compter les rendez-vous déjà pris pour des dates ≥ J avant l’activation du gel. Ces rendez-vous restent valides mais se dérouleront… après la fermeture de l’ancien module : ils doivent être re-planifiés avant J ou recréés à la main dans le nouvel Agenda par le centre concerné. Fournir la liste à chaque centre.
• ⬜Vérifier dans les logs le message d’activation du gel au démarrage.

⚠️ À savoir pour les gestionnaires : pendant la période de gel, un étudiant (ou un agent) qui tente de prendre un rendez-vous au-delà de J reçoit un message explicite. C’est normal et temporaire : les réservations pour ces dates rouvriront le jour J, dans le nouvel Agenda.

J − 6 → J − 2 semaines — Les centres préparent le nouvel Agenda

C’est la phase principale pour les gestionnaires de centre, guidée pas à pas par le guide « Mise en place du nouvel Agenda ». Ordre recommandé :

• ⬜1. Paramètres du centre : affichage du calendrier, expéditeur des mails, délais de rappel par défaut par canal.
• ⬜2. Agendas : un par intervenant du centre.
• ⬜3. Groupes d’agendas (optionnel) : pour l’affichage groupé.
• ⬜4. Catégories de motifs puis motifs : durées, couleurs, réservation en ligne, notifications.
• ⬜5. Templates de notifications : au minimum le rappel et l’annulation par mail.
• ⬜6. Plages d’ouverture : uniquement pour des dates à partir de J.
• ⬜7. Un rendez-vous test par centre (pris, notifié, annulé).

✅ Conseils fonctionnels pour cette phase :

• Désignez un référent Agenda par centre : une seule personne qui pilote le paramétrage évite les motifs créés en double
• Mutualisez les motifs : dans le nouvel Agenda, un motif est partagé par tous les agendas du centre. « Consultation infirmière » suffit — ne recréez pas « Consultation Mme Martin » / « Consultation M. Durand ».
• Pensez au libellé côté étudiant : pour un motif réservable en ligne, le libellé est affiché tel quel aux étudiants. Court, clair, sans jargon.
• 3 à 6 catégories suffisent ; créez-les avant les motifs.
• Traduisez vos trames hebdomadaires en plages récurrentes (ex. « lundi 9h–12h, consultations » = une plage récurrente chaque lundi jusqu’à la fin du semestre) plutôt que de ressaisir semaine par semaine.
• Vérifiez les délais de réservation en ligne (ouverture / fermeture / annulation) motif par motif : la phrase récapitulative affichée dans l’écran du motif dit exactement ce que verront les étudiants.
• Ne cherchez pas à tout paramétrer d’un coup : deux motifs simples d’abord, vérification du rendu dans le calendrier, puis le reste de la liste.

J − 4 semaines — Communiquer

• ⬜Personnels des centres : mail d’annonce avec le lien vers le guide de mise en place et le nom du référent de chaque centre.
• ⬜Prévoir un canal de remontée pour les questions des centres pendant la préparation et les premiers jours.

✅ Conseil : la communication étudiante peut rester minimale — grâce au gel, aucun étudiant ne perd de rendez-vous ; seul le parcours de prise de rendez-vous change à partir de J.

J − 2 semaines — Revue de préparation

• ⬜Checklist : agendas créés pour tous les intervenants ? motifs et catégories en place ? plages ouvertes sur au moins les 4 premières semaines après J ? templates rédigés ?
• ⬜Rendez-vous test réalisé et notifications reçues (création + rappel).
• ⬜Reliquat de rendez-vous ≥ J traité (replanifiés ou recréés).
• ⬜Comparaison visuelle : l’emploi du temps type d’une semaine dans l’ancien planning se retrouve-t-il dans les plages du nouvel Agenda ?
• ⬜Droits vérifiés : chaque gestionnaire voit les onglets de gestion dont il a besoin, les intervenants voient leur agenda.

J − 1 semaine — Répétition générale

• ⬜Répéter la séquence du jour J sur une copie de prod
• ⬜Derniers correctifs uniquement — plus de changement de paramétrage de fond dans les centres après ce point.

Jour J — La bascule (hors heures ouvrées)

Séquence technique, dans l’ordre :

1. ⬜Sauvegarde de la base de données.
2. ⬜Activation du nouvel Agenda pour tous les profils concernés.
3. ⬜Passage de l’ancien planning en lecture seule (consultation de l’historique uniquement).
4. ⬜Tests de bout en bout : prise d’un rendez-vous par l’appli étudiante, prise au guichet, réception des notifications, consultation de l’historique ancien planning.

📌 Les rendez-vous dont le rappel a déjà été envoyé par l’ancien module ne doivent pas être re-rappelés — sans objet si le gel a fait son travail (aucun rendez-vous ancien module au-delà de J), mais à garder en tête si la période de gel a été écourtée.

Après J

J → J + 1 semaine :

• ⬜Suivi quotidien : rendez-vous pris, notifications parties, erreurs en log.
• ⬜Les gestionnaires gardent l’ancien planning en consultation pour toute vérification d’historique.

J + 1 mois — bilan :

• ⬜Retour d’expérience avec les référents de centre (paramétrage à ajuster, ergonomie, manques).

⚠️ Le point de vigilance n°1 est fonctionnel, pas technique : la qualité de la liste des motifs créée par chaque centre. C’est elle qui conditionne la lisibilité des agendas et l’expérience des étudiants — d’où le référent unique, la mutualisation, et la revue à J − 2 semaines.