Agenda

Présentation

L’agenda est la vue principale du système : c’est le calendrier interactif où les plages d’ouverture, les absences et les rendez-vous sont affichés, et où les rendez-vous sont pris, modifiés ou annulés.

Accéder à l’agenda

Depuis la barre de menu en haut, cliquez sur le bouton Agenda. Le calendrier s’affiche avec les rendez-vous de votre agenda par défaut.

La barre d’outils (toolbar)

La barre d’outils en haut du calendrier contient tous les outils de navigation et de filtrage :

Navigation

Élément	Fonction
	Revenir / Aller à la période précédente
	Revenir à la date du jour
	Met la barre d’outils en mode compact
	La zone plage de dates affiche la période actuellement visible (ex. : « 8 Sep – 14 Sep »). Elle se met à jour automatiquement lors de la navigation.
Mini-calendrier	Cliquez sur une date pour naviguer directement

Le bouton de bascule compact (icône compresser/agrandir) dans la barre d’outils permet de réduire la largeur de la barre pour gagner de l’espace sur l’écran. En mode compact :

• Les onglets deviennent J/S (Jour/Semaine)
• Le mini-calendrier est masqué
• Les filtres sont masqués
• Les boutons deviennent des icônes

Affichage (onglets)

Trois modes d’affichage sont disponibles :

Prendre un rendez-vous

Un rendez-vous peut être créé hors plage d’ouverture via un clic direct.

Un rendez-vous peut être lié à un motif qui n’est pas lié à sa plage d’ouverture.

Le formulaire de réservation

Lorsque vous cliquez sur un créneau, le dialog Prendre rendez-vous s’ouvre avec les champs suivants :

Étudiant (obligatoire)

• Rechercher : bouton pour chercher un étudiant par différent filtres

Un récapitulatif du rendez-vous est affiché en haut de la fenêtre

• Utiliser l’étudiant courant : bouton pour utiliser l’étudiant connecté (si une consultation est en cours ou en visionnage)

Une fois sélectionné, les informations de l’étudiant sont affichées :

Motif (obligatoire)

Sélectionnez le type de rendez-vous dans la liste des motifs actifs. Le motif détermine la durée automatique du créneau.

Par défaut, la fenêtre vous propose les motifs qui ont été liés au préalable à la plage d’ouverture.

Lors du choix du motif, l’heure de fin prévue est automatiquement calculé en fonction de la durée du motif.

Date et heure (obligatoire)

La date et l’heure du rendez-vous sont affichées. La date de fin est calculée automatiquement en fonction de la durée du motif sélectionné.

Il est néanmoins possible de modifier l’heure de fin prévue.

Agenda (obligatoire)

L’agenda auquel le rendez-vous est rattaché. Si un seul agenda est disponible, il est sélectionné automatiquement. Sinon, un menu déroulant permet de choisir.

Ce champ est enrichi avec les agendas sélectionnés dans le filtre, ceux que vous voyez actuellement.

Spécificité

Le mode du rendez-vous :

• Présentiel : le rendez-vous se fait en personne
• Distanciel : le rendez-vous se fait par téléphone
• Ces items sont paramétrables depuis la gestion des Nomenclatures Internes.

Commentaire

Un champ libre pour ajouter des notes ou informations supplémentaires sur le rendez-vous.

Capacité atelier (uniquement pour un atelier)

Si le créneau est un atelier (créneau collectif), la capacité affichée montre le nombre d’étudiants déjà inscrits et le nombre maximum autorisé.

Consulter un rendez-vous

En cliquant sur un rendez-vous existant

1. Cliquez sur une entrée (case de rendez-vous) dans le calendrier
2. Le dialog Informations du rendez-vous s’ouvre
3. Vous pouvez y voir tous les détails et effectuer des actions

Informations

Sur le panel de gauche vous pouvez retrouver :

• les informations de l’étudiant
• voir plus d’informations sur sa fiche Identité
• l’historique de ces anciens et futurs rendez-vous

Si l’étudiant a 3 rendez-vous avec absences non excusées, Calcium propose de bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour cet étudiant.

Ce nombre est paramétrable ainsi que le blocage automatique lorsque ce nombre est atteint.

Modifier un rendez-vous

Une fois les informations modifiées, il faut enregistrer. Si des informations importantes (date, agenda, motif) ont été modifiées, une notification sera envoyée (si le motif lié est paramétré pour)

Actions disponibles

Le menu contextuel (clic droit)

Un menu contextuel apparaît lors d’un clic droit sur un rendez-vous, offrant un accès rapide aux actions principales :

• Changement du statut du rendez-vous
• Ouverture de la consultation
• Annulation du rendez-vous
• Mise en file d’attente, avec en priorité les files d’attentes qui vous sont liées

Gestion des ateliers

Pour les rendez-vous de type Atelier (créneaux collectifs) :

via la fenêtre d’information

• Inscrits : Voir la liste des étudiants inscrits dans l’atelier
• Capacité : Le nombre maximum d’étudiants est affiché
• Arrivées : Marquer les étudiants comme arrivés (statut VU)
• Annulation individuelle : Chaque étudiant inscrit peut être géré individuellement

via le menu contextuel (clic droit)

Les filtres

Dans la barre d’outils, des filtres permettent d’afficher uniquement certains rendez-vous :

Filtre Agendas

Sélectionnez un ou plusieurs agendas pour filtrer l’affichage. L’affichage ne montre que les rendez-vous des agendas sélectionnés. Par défaut, votre agenda est sélectionné s’il existe.

Filtre Motifs

Sélectionnez un ou plusieurs motifs pour filtrer l’affichage. Par défaut, tous les motifs sont sélectionnés.

Filtre Statuts

Sélectionnez un ou plusieurs statuts (ex. : A venir, Vu, Absent) pour filtrer l’affichage. Par défaut, tous les status sont sélectionnés.

Groupes d’agendas

Le sélecteur de groupes d’agendas permet de filtrer rapidement par groupe. Sélectionnez un groupe pour n’afficher que les agendas qui en font partie.

Rechercher les rendez-vous d’un étudiant

Cliquez sur le bouton  (loupe) dans la barre d’outils :

1. Le dialog de recherche d’étudiant s’ouvre
2. Recherchez l’étudiant souhaité
3. Sélectionnez l’étudiant en double cliquant
4. Une liste de ses rendez-vous futurs et passés s’affiche
   les rendez-vous passés s’affichent seulement si vous avez l’autorisation adéquat
5. Cliquez sur un RDV pour voir ses détails

Déplacer un rendez-vous

via un glisser/déposer

1. Cliquez et glissez sur le rendez-vous où vous souhaitez le déplacer, sur un autre agenda ou une autre plage horaire
2. Une fenêtre récapitulative montre les informations qui seront modifiés
3. Appuyez sur pour déplacer le rendez-vous

via la fenêtre d’information du rendez-vous

1. Cliquez sur le rendez-vous → ouvrez les Informations
2. Cliquez sur Déplacer
3. Le mode « Trouver créneau » s’active automatiquement pour le motif concerné
4. Choisissez le nouveau créneau
5. Les informations du nouveau rendez-vous sont pré-remplis, modifiez si besoin
6. Enregistrez

Si aucun créneau n’est disponible, une notification vous prévient :

Impression et export PDF

Cliquez sur le bouton Imprimer  dans le bandeau supérieur :

• Génère un PDF de tous les rendez-vous visibles à l’écran
• Le PDF est filtré selon les agendas, motifs et statuts sélectionnés
• Peut être ouvert dans un nouvel onglet ou téléchargé

Affichage des noms d’étudiants

Le bouton Cacher/Afficher nom étudiants  dans le bandeau supérieur permet de masquer ou afficher les noms des étudiants sur les entrées du calendrier. Cela est utile pour préserver la confidentialité.

Couleurs et codage visuel

Le calendrier utilise un codage couleur et un codage par icône par type de contenu :

Couleur	Contenu
	Plage d’ouverture disponible
	Plage « fermée »
	Rendez-vous existant
	Rendez-vous collectif (plusieurs étudiants)
	Absence / Fermeture

Icône	Contenu
	Rendez-vous « atelier »
	Rendez-vous à venir
	Rendez-vous pris en ligne
	En cours de consultation
	En file d’attente
	Rendez-vous honoré
	Absence excusée
	Absence non excusée
	Plage bloquée à la prise de rdv en ligne

Absences

voir Absences